Требования к эмитенту, осуществляющему самостоятельное ведение реестра акционеров

Акционерное общество, самостоятельно осуществляющее ведение реестра, должно соблюдать следующие требования:

Требования к помещению и оборудованию

В деятельности эмитента, самостоятельно осуществляющего ведение реестра акционеров, согласно п. 5.3. Положения о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденного Постановлением ФКЦБ России от 02.10.1997 № 27 – далее Положение о ведении реестра) должны использоваться следующие специальные помещения:

  • операционный зал;
  • архив.

Доступ к архиву должен быть ограничен, а помещение, где хранится архив, должно быть защищено от повреждения водой и других причин, которые могут повлечь утрату или повреждение подлинных документов.

Доступ к компьютерному оборудованию, где хранится информация реестра, должен быть разрешен только уполномоченному на это персоналу. Помещение, в котором установлено указанное компьютерное оборудование, должно быть защищено от доступа посторонних лиц и содержаться в должном порядке с регулируемой температурой воздуха и влажностью, с установленными детекторами дыма и противопожарной сигнализацией.

Требования к программному обеспечению

Согласно п. 5.3. Положения о ведении реестра программное обеспечение, используемое для ведения реестра, должно быть сертифицировано лицом, зарегистрированным в качестве органа сертификации в Госстандарте России. Таким лицом является Профессиональная ассоциация регистраторов, трансфер-агентов и депозитариев (ПАРТАД).

Требования к должностным лицам

В акционерном обществе функции по ведению реестра должны выполняться должностными лицами, ответственными за ведение реестра акционеров.

Должностные лица, ответственные за ведение реестра акционеров назначаются приказом единоличного исполнительного органа. В ином случае лицом, ответственным за ведение реестра акционеров будет являться руководитель акционерного общества.

Должностные лица, ответственные за ведение реестра акционеров, должны осуществлять свои функции на основании должностной инструкции. Должностные инструкции должны предусматривать функции и ответственность должностных лиц, и иные условия, предусмотренные законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами о рынке ценных бумаг.

Квалификационные требования к должностным лицам, ответственным за ведение реестра, законодательством не установлены. ФСФР России в информационном письме от 11.02.2010г. рекомендует акционерным обществам устанавливать требования к образованию и опыту работы должностных лиц, ответственных за ведение реестра акционеров.

Необходимо учитывать, что распоряжение одного зарегистрированного лица (акционера) должно исполняться разными сотрудниками акционерного общества (п. 5.2.2 Положения о ведении реестра).

Требования к режиму работы

В соответствии с разделом 5 Положения о ведении реестра эмитент, самостоятельно осуществляющий деятельность по ведению реестра, обязан в течение времени, установленного правилами ведения реестра, но не менее чем 4 часа каждый рабочий день обеспечивать зарегистрированным лицам и их уполномоченным представителям возможность предоставления распоряжений и получения информации из реестра.

Требования к документообороту

Документы, поступающие в реестр должны, обрабатываться только, если они предоставлены:

  • зарегистрированным лицом лично;
  • уполномоченным представителем зарегистрированного лица;
  • иным способом в соответствии правилами ведения реестра.

Каждый документ (запрос), связанный с реестром, который поступает к эмитенту и исходит от него, должен быть зарегистрирован в журнале входящих документов. После окончания обработки документ с отметкой об исполнении должен быть помещен в архив.

После принятия документов эмитент выдает обратившемуся лицу документ, подтверждающий факт приема документов, содержащий отметку о дате приема, фамилии, имени, отчестве уполномоченного лица, его подпись и печать эмитента.

Система документооборота должна предусматривать возможность восстановления всех данных о зарегистрированных лицах и проведенных операциях по их лицевым счетам, а также возможность продолжения деятельности по ведению реестра в случае отказа компьютерного оборудовании и (или) программного обеспечения.

Согласно п. 5.2.2 Положения о ведении реестра распоряжение одного зарегистрированного лица (акционера) должно исполняться разными сотрудниками акционерного общества.

В целях снижения рисков, возникающих при учете прав на ценные бумаги ФСФР России в информационном письме от 11.02.2010г. рекомендует акционерным обществам включать в должностные инструкции лиц, ответственных за ведение реестра акционеров требования:

  • по обеспечению сроков исполнения операций в реестре,
  • по обеспечению сохранности и конфиденциальности информации, содержащейся в реестре,
  • по обеспечению сохранности реестра, включая все документы, на основании которых осуществлялись операции в реестре.

Документы, являющиеся основанием для внесения записей в реестр, должны храниться не менее трех лет с момента их поступления. Анкета зарегистрированного лица должна храниться не менее трех лет после списания со счета зарегистрированного лица всех ценных бумаг.

Требования к документам реестра

В акционерном обществе должны быть утверждены:

I. Правила ведения реестра акционеров.

Правила ведения реестра акционеров должны быть утверждены советом директоров (наблюдательным советом) акционерного общества или общим собранием акционеров, если в обществе отсутствует совет директоров (наблюдательный совет).

Правила ведения реестра акционеров могут быть утверждены единоличным исполнительным органом только в том случае, если это прямо отнесено к его компетенции уставом акционерного общества (п. 2.1. Приказа ФСФР России от 13.08.2009 г. N 09-33/пз-н «Об особенностях порядка ведения реестра владельцев именных ценных бумаг эмитентами именных ценных бумаг» - далее Приказ № 09-33/пз-н).

Правила ведения реестра акционеров должны содержать:

  • перечень, порядок и сроки исполнения операций по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг;
  • перечень, формы и способы предоставления документов, на основании которых проводятся операции в реестре владельцев именных ценных бумаг;
  • формы, содержание и сроки выдачи выписок и справок из реестра владельцев именных ценных бумаг;
  • правила регистрации, обработки и хранения входящей документации;
  • сроки предоставления ответов на запросы;
  • требования к должностным лицам и иным работникам (должностные инструкции), осуществляющим функции по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг акционерного общества.

II. Правила внутреннего документооборота и контроля.

Пункт 10.1 Положения о ведении реестра предусматривает необходимость наличия у реестродержателя помимо Правил ведения реестра акционеров также Правил внутреннего документооборота и контроля. При этом, содержание Правил внутреннего документооборота и контроля, установленное вышеуказанным пунктом Положения о ведении реестра во многом идентично содержанию Правил ведения реестра акционеров, определенному пунктом 2.2 Приказа № 09-33/пз-н.

В связи с этим, ФСФР России в своем информационном письме от 11.02.2010г., указало, что в случае наличия у акционерных обществ, самостоятельно осуществляющих ведение реестра, Правил внутреннего документооборота и контроля, Правила ведения реестра акционеров могут не содержать раздела, касающегося регистрации, обработки и хранения входящей документации.

В случае если Правила внутреннего документооборота и контроля акционерными обществами не были разработаны, следует разработать и утвердить единый документ (Правила ведения реестра), включающий правила регистрации, обработки и хранения входящей документации.

Правила внутреннего документооборота и контроля должны содержать:

  • способы регистрации, обработки, хранения и архивирования документов;
  • порядок доступа к архиву;
  • способы сохранения электронных данных;
  • порядок установления паролей при работе с программой ведения реестра;
  • систему внутреннего контроля и порядок проверки данных, вводимых в систему ведения реестра;
  • способы восстановления данных в случае их утраты;
  • формы внутренних документов;
  • меры противопожарной безопасности;
  • обязанности должностных лиц и персонала.

Акционерное общество должно вести:

I. Регистрационный журнал, который должен содержать:

  • порядковый номер записи;
  • дату получения документов и их входящие номера;
  • дату исполнения операции;
  • тип операции, предусмотренный в разделе 7 Положения о ведении реестра (за исключением операций, предусмотренных подпунктами 7.4.4 - 7.4.6 пункта 7.4 и пунктами 7.8, 7.9);
  • номера лицевых счетов зарегистрированных лиц, являющихся сторонами в сделке;
  • вид, количество, категория (тип), государственный регистрационный номер выпуска ценных бумаг.

II. Журнал учета входящих документов системы ведения реестра, который должен содержать:

  • порядковый номер записи;
  • входящий номер документа;
  • наименование документа;
  • дата получения документа;
  • сведения о лице, предоставившем документы, а именно:
    • для юридического лица - наименование организации, предоставившей документы, дата и исходящий номер, присвоенный организацией, фамилия лица, подписавшего сопроводительное письмо;
    • для физического лица (если указаны) - фамилия, имя, отчество, дата, почтовый адрес отправителя;
  • дата отправки ответа (внесения записи в реестр) или направления отказа о внесении записи в реестр;
  • исходящий номер ответа на документы;
  • фамилия должностного лица, подписавшего ответ.

Каждый документ (запрос), связанный с реестром, который поступает к эмитенту и исходит от него, должен быть зарегистрирован в журнале входящих документов. После окончания обработки документ с отметкой об исполнении должен быть помещен в архив.

Требования к раскрытию информации

В соответствии с п. 5.1. Положения о ведении реестра эмитент, самостоятельно осуществляющий ведение реестра акционеров, обязан раскрывать заинтересованным лицам информацию о своей деятельности.

К данной информации относятся:

  • место нахождения, почтовый адрес, номер телефона и факса;
  • формы документов для проведения операций в реестре;
  • фамилия, имя, отчество руководителя исполнительного органа эмитента;
  • правила ведения реестра.

Согласно п. 2.3. Приказа № 09-33/пз-н Правила ведения реестра владельцев именных ценных бумаг должны быть доступны для ознакомления всем заинтересованным лицам в помещении исполнительного органа акционерного общества либо помещении, используемом обществом для осуществления функций по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг.

По требованию заинтересованного лица акционерное общество обязано предоставить (направить) ему в течение семи дней заверенную в надлежащем порядке копию действующих правил ведения реестра владельцев именных ценных бумаг. Плата, взимаемая обществом за предоставление такой копии, не может превышать затрат на ее изготовление.

Согласно п. 2.4. Приказа № 09-33/пз-н Открытые акционерные общества, а также закрытые акционерные общества, осуществившие (осуществляющие) публичное размещение ценных бумаг, обязаны раскрывать правила ведения реестра владельцев именных ценных бумаг на странице в сети Интернет, используемой акционерным обществом для раскрытия годового отчета, годовой бухгалтерской отчетности, текста устава и иных внутренних документов общества.

Закрытые акционерные общества, не осуществлявшие публичного размещения ценных бумаг, обязаны раскрывать правила ведения реестра владельцев именных ценных бумаг в сети Интернет на сайте закрытого акционерного общества либо ином сайте или путем направления заверенных в надлежащем порядке копий правил ведения реестра владельцев именных ценных бумаг лицам, зарегистрированным в реестре.

Требования к отчетности

Акционерные общества, самостоятельно осуществляющие ведение реестра, обязаны ежегодно, не позднее 15 февраля каждого года, следующего за отчетным, представлять отчетность по состоянию на конец отчетного периода, в территориальные органы ФСФР России по месту своего нахождения. Отчетность должна содержать сведения, указанные в пункте 3 Приказа № 09-33/пз-н.

Отчет по реестру представляется в территориальные органы ФСФР России по месту нахождения эмитента. Представляемый отчет эмитента должен содержать указание на дату его составления (отчет составляется по состоянию на конец отчетного периода – 31 декабря), а также должен быть подписан уполномоченным лицом акционерного общества с указанием его должности и скреплен оттиском печати акционерного общества.

Закрытые акционерные общества, осуществляющие раскрытие правил ведения реестра акционеров путем направления заверенных в надлежащем порядке копий правил ведения реестра владельцев акционеров лицам, зарегистрированным в реестре, направляют в качестве приложения к Отчету по реестру заверенную в надлежащем порядке копию действующих Правил ведения реестра акционеров.

Нормативное регулирование деятельности по ведению реестра акционеров Подробнее»

Ответственность за нарушение правил ведения реестра акционеров

За нарушение правил ведения реестра акционеров установлена административная и уголовная ответственность.

Административная ответственность:

  • за непредставление или несвоевременное представление отчетности предусмотрен штраф в размере от 500 000 до 700 000 рублей (ст. 19.7.3 КоАП РФ)
  • за нарушение порядка ведения реестра - от 100 000 до 1 000 000 рублей (ст. 15.22. КоАП РФ).

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях

Статья 19.7.3. Непредставление информации в федеральный орган исполнительной власти в области финансовых рынков

Непредставление или нарушение порядка либо сроков представления в федеральный орган исполнительной власти в области финансовых рынков или его территориальный орган отчетов, уведомлений и иной информации, предусмотренной законодательством, либо представление информации не в полном объеме и (или) недостоверной информации, если эти действия (бездействие) не содержат уголовно наказуемого деяния, - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от двух тысяч до четырех тысяч рублей; на должностных лиц - от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок до одного года; на юридических лиц - от пятисот тысяч до семисот тысяч рублей.

Статья 15.22. Нарушение правил ведения реестра владельцев ценных бумаг

1. Незаконный отказ или уклонение от внесения записей в систему ведения реестра владельцев ценных бумаг, либо внесение таких записей без оснований, предусмотренных федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами, либо внесение в реестр владельцев ценных бумаг недостоверных сведений, а равно невыполнение или ненадлежащее выполнение лицом, осуществляющим ведение реестра владельцев ценных бумаг, требований владельца ценных бумаг или уполномоченного им лица, а также номинального держателя ценных бумаг о предоставлении выписки из системы ведения реестра владельцев ценных бумаг по лицевому счету - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет; на юридических лиц - от семисот тысяч до одного миллиона рублей.

2. Незаконное ведение реестра владельцев ценных бумаг их эмитентом, а равно в случае замены лица, осуществляющего ведение реестра владельцев ценных бумаг, уклонение такого лица от передачи полученной от эмитента информации, данных и документов, составляющих систему ведения реестра владельцев ценных бумаг, или нарушение предусмотренных федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами порядка и сроков их передачи – влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет; на юридических лиц - от семисот тысяч до одного миллиона рублей.

3. Иное нарушение лицом, осуществляющим ведение реестра владельцев ценных бумаг, установленных федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами требований к порядку ведения реестра владельцев ценных бумаг – влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц - от ста тысяч до трехсот тысяч рублей.

Уголовная ответственность:

  • за нарушение порядка учета прав на ценные бумаги (ст. 185.2 УК РФ).

Уголовный кодекс Российской Федерации

Статья 185.2. Нарушение порядка учета прав на ценные бумаги

1. Нарушение установленного порядка учета прав на ценные бумаги лицом, в должностные обязанности которого входит совершение операций, связанных с учетом прав на ценные бумаги, причинившее крупный ущерб гражданам, организациям или государству, - наказывается штрафом в размере от трехсот тысяч до пятисот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до трех лет либо лишением свободы на срок до двух лет со штрафом в размере до ста тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного года либо без такового.

2. Деяние, предусмотренное частью первой настоящей статьи, совершенное группой лиц по предварительному сговору, организованной группой либо причинившее особо крупный ущерб, - наказывается лишением свободы на срок от двух до шести лет со штрафом в размере до одного миллиона рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до трех лет либо без такового с лишением права занимать определенные должности либо заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового.

3. Внесение в реестр владельцев ценных бумаг недостоверных сведений, а равно умышленное уничтожение или подлог документов, на основании которых были внесены запись или изменение в реестр владельцев ценных бумаг, если обязательное хранение этих документов предусмотрено законодательством Российской Федерации, - наказываются штрафом в размере до трехсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет либо лишением свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на тот же срок со штрафом в размере до ста тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев либо без такового.

Все требования: Версия для печати

Телефон горячей линии: (831) 280-99-81
Наш адрес: 603155 г. Н.Новгород, ул. Большая Печерская, д.32, помещение 15
АО «СТАТУС» Нижегородский филиал

Сделано в  metro
Чтобы заказать обратный звонок, пожалуйста, заполните все поля формы:
Чтобы заказать услугу, пожалуйста, заполните поля формы: